Conférence Santé arc-en-ciel 2018 – foire aux questions

Quand a lieu la Conférence?

  • Mardi 20 mars 2018 : Ouverture du bureau d’inscription en après-midi.
  • Mercredi 21 mars 2018 : Début des activités précédant la conférence avec les Instituts d’apprentissage, des séances de formation facultatives.
  • Du jeudi 22 au samedi 24 mars 2018 : Programmation principale de la Conférence.

Où a lieu la Conférence?

La conférence a lieu à l’hôtel Radisson Sudbury, 85, chemin Sainte-Anne, à Sudbury, en Ontario. Les délégués doivent se charger d’organiser leur voyage et leur hébergement.

Quel hébergement est proposé?

  • Les chambres à l’hôtel Radisson Sudbury sont toutes vendues. Des chambres d’hôtels ont aussi été réservées à l’hôtel Clarion (117 Elm St., Sudbury). SVP appelez 705-674-7517 et demandez pour la section de chambres “Conférence 2018 Santé arc-en-ciel”. . Standard – $124, Executive Queen – $134 and Executive King – $144, plus taxes.

Qui peut assister à la Conférence?

Toute personne que les questions touchant la santé des personnes LGBTQ peut assister à la conférence – personnes professionnelles du travail social, de la médecine, de la recherche scientifique, personnel infirmier praticien, personnes occupant des postes décisionnels sur le plan politique ou personnes militantes en milieu communautaire et autres.

Comment puis-je m’inscrire à la Conférence?

  • L’inscription par Internet commence en octobre, dès que le programme préliminaire de la Conférence est disponible. Une réduction est accordée aux personnes qui s’inscrivent tôt; cette réduction est offerte jusqu’au 2 février 2018.
  • Il est possible de s’inscrire uniquement aux Instituts d’apprentissage.
  • Frais de participation pour les personnes effectuant des présentations. Les personnes dont les présentations ont été confirmées peuvent s’inscrire au prix spécial de 375 $ pour la Conférence seulement, de 500 $ pour la Conférence et les Instituts d’apprentissage, ou de 250 $ pour une participation d’une journée.
  • Prix réduit pour personnes aux études. Les frais d’inscription pour les personnes aux études s’appliquent uniquement dans le cas de personnes qui étudient à temps plein dans un collège ou une université. Pour profiter du prix réduit, vous devez joindre une preuve de votre statut de personne aux études à votre inscription. Pour plus de détails, consultez la grille des frais d’inscription.
  • Inscription pour une seule journée. Il est possible de s’inscrire pour une seule journée de la Conférence, mais nous vous encourageons à participer à l’ensemble de l’événement afin de maximiser vos possibilités d’apprentissage et de réseautage.

Veuillez consulter notre grille des frais d’inscription pour en savoir plus sur les diverses options offertes.

Que comprennent les frais d’inscription à la Conférence?

Les frais d’inscription à toute la Conférence comprennent :

  1. l’accès à toutes les séances au programme de la Conférence, à la salle d’exposition et aux présentations sur affiches, et toute la documentation d’accompagnement;
  2. une invitation à la réception de bienvenue;
  3. les petits-déjeuners et les dîners du jeudi, du vendredi et du samedi;
  4. toutes les boissons lors des pauses.

L’inscription pour une journée comprend l’accès aux activités de la conférence et à la salle d’exposition pour la journée, la documentation, le petit-déjeuner, le dîner et les boissons lors des pauses.

Que comprennent les frais d’inscription aux Instituts d’apprentissage?

L’inscription aux Instituts d’apprentissage comprend une journée complète de séances de formation, la documentation, le petit-déjeuner, le dîner et les boissons lors des pauses pour le mardi 20 mars seulement.

Puis-je m’inscrire par Internet et payer plus tard?

Oui, le paiement des frais d’inscription par chèque est possible après votre inscription par Internet. Veuillez libeller votre chèque à l’ordre de « SHC/Conférence Santé arc-en-ciel Ontario ». Seul le paiement en dollars canadiens est accepté. Les paiements reçus avant le vendredi 2 février 2018 seront admissibles au tarif réduit pour inscription hâtive.

L’inscription n’est confirmée qu’une fois le paiement reçu.

Peut-on profiter d’une aide financière quelconque?

Oui. Une aide financière d’un montant limité est disponible auprès du Fonds d’accès la Conférence (Conference Access Fund). Cette aide financière peut être utilisée pour couvrir les frais d’inscription à la Conférence et, dans certains cas, pour les frais de voyage et l’hébergement. Les demandes d’aide financière peuvent être soumises dès octobre et doivent être reçues au plus tard le 18 décembre 2017.

Puis-je partager mon inscription avec une autre personne avec qui je travaille?

Non. Il n’est pas possible pour plusieurs personnes d’assister à la Conférence avec une seule inscription. La Conférence SAO 2018 est conçue comme une expérience d’apprentissage en continu, pour que les personnes qui y prennent part puissent maximiser les possibilités d’apprentissage et de réseautage.

Puis-je transférer mon inscription à la Conférence à une autre personne avec qui je travaille si je suis incapable d’y assister?

Oui. Il est possible pour une personne participante de transférer son inscription en envoyant une demande écrite au préalable à l’entreprise chargée de la planification de l’événement, Rachel Gillooly & Associates, à rachelandassoc@xplornet.com, en mentionnant le nom de la personne inscrite et celui de la personne qui la remplacera. La date limite pour les transferts est le 2 mars 2018. Veuillez prendre note que toute modification ou annulation d’un voyage ou d’une réservation pour l’hébergement demeure la responsabilité exclusive de la personne inscrite.

Quelles portions de la Conférence seront offertes en français?

La Conférence n’est pas entièrement bilingue, mais un service d’interprétation simultanée sera offert lors de certaines séances plénières et pour un atelier de chaque tranche de la Conférence. Les séances plénières et les ateliers peuvent être offerts en français ou en anglais, selon le cas. SAO encourage les personnes francophones à participer à la Conférence.

En quoi consiste la politique d’annulation?

Toutes les annulations d’inscription doivent être reçues par écrit au plus tard le vendredi 23 février 2018 à 23 h 59, heure de l’Est. Des frais administratifs de 75 $ sont exigés pour une annulation. Les annulations d’inscriptions hâtives ne pourront être acceptées après le 23 février 2018, quelle qu’en soit la raison. De même, les personnes qui se sont inscrites, mais qui ne se présentent pas à la Conférence, ne seront pas remboursées.

Si je fais une présentation à la Conférence, dois-je m’inscrire?

Oui. Les personnes à qui on a confirmé qu’elles effectueraient une présentation sont encouragées à assister à la totalité de la Conférence, mais devront acquitter leurs propres dépenses pour le voyage et l’hébergement. Elles devront aussi d’inscrire – en profitant du tarif spécial accordé aux personnes qui effectuent des présentations. Si une personne qui fait une présentation ne peut assister à toute la Conférence, l’inscription pour une journée lui sera offerte au prix de 250 $.

Comment puis-je devenir commanditaire ou exposant lors de la Conférence?

Il est possible de participer à la Conférence SAO 2018 à titre de commanditaire, d’annonceur ou d’exposant. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre site ou communiquer directement avec Devon MacFarlane à dmacfarlane@rainbowhealthontario.ca.

Quelles possibilités de réseautage seront offertes lors de la Conférence?

La Conférence offrira à la fois des possibilités de réseautage formelles et informelles. Un babillard sera mis à la disposition des personnes participantes, pour qu’elles puissent organiser leurs propres rencontres, laisser des commentaires et des messages. Une table sera aussi mise à la disposition des personnes participantes pour leur permettre d’échanger des documents liés aux diverses activités au programme.

Où puis-je trouver l’horaire et la description des séances offertes dans le cadre de la Conférence?

Le programme préliminaire de la Conférence sera publié dans le site Web de SAO dès octobre 2017. Consultez-le régulièrement pour les dernières nouvelles.

Je suis en train d’organiser mon voyage. À quel moment serait-il préférable d’arriver et de partir?

Les activités de la conférence commencent par les Instituts d’apprentissage, qui sont des activités facultatives offertes le mercredi 21 mars. La Conférence comme telle commence le jeudi 22 mars 2018, à 8 h. Les activités de la Conférence se termineront vers 14 h 30 le samedi 24 mars.

Quelle tenue vestimentaire est conseillée pour assister à la Conférence?

Une tenue décontractée et des vêtements confortables sont conseillés pour les personnes qui effectueront une présentation comme pour celles qui assisteront à la Conférence. Vous pouvez emporter un veston, un blouson ou un tricot léger pour être à l’aise partout à l’intérieur de l’hôtel. Une tenue d’affaires décontractée est aussi convenable, mais nullement obligatoire.

Accessibilité à l’hôtel Radisson Sudbury

  • Fauteuils roulants. Tous les espaces où auront lieu des activités de la Conférence à l’hôtel Radisson Sudbury sont accessibles aux fauteuils roulants, tout comme une partie des chambres de l’établissement (veuillez préciser vos besoins au moment de la réservation).
  • Interprétation gestuelle. Des services d’interprétation gestuelle (ASL) seront offerts sur demande. Pour vous en prévaloir, vous devez toutefois en faire la demande par l’intermédiaire du formulaire d’inscription en ligne à la Conférence, dans notre site. La demande doit nous parvenir au plus tard le vendredi 26 janvier 2018; autrement, nous ne pourrons vous garantir que vous obtiendrez ce service. Si vous demandez ce service, mais que vous n’êtes pas en mesure d’assister à la Conférence, vous devez nous en aviser au plus tard le vendredi 23 février 2018 afin que nous puissions annuler le service demandé sans engager de frais inutiles.
  • Sonorisation assistée. Ce service est lui aussi offert sur demande, à l’aide d’appareils auditifs, d’écouteurs ou d’autres dispositifs (systèmes infrarouge, en circuit fermé et à modulation de fréquence, entre autres). Des systèmes portatifs pourraient aussi être mis à votre disposition.
  • Besoins alimentaires particuliers. Les personnes qui participent à la Conférence pourront faire part de leurs exigences alimentaires particulières sur le formulaire d’inscription électronique. Nous vous transmettrons ensuite de l’information sur les détails de votre demande au bureau d’inscription, une fois que vous serez sur place.

Les toilettes de l’hôtel sont-elles ouvertes à tous les genres?

Oui. Toutes les toilettes de l’hôtel Radisson Sudbury sont ouvertes aux personnes de tous les genres.

Où puis-je trouver plus d’information?

Veuillez écrire à rachelandassoc@xplornet.com.